スプレッドシートからGmail下書き作成(GAS)

ゆーしゃん
2022.10.30
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概要

スプレッドシートから下記情報を取得し、複数件のGmail下書き作成を行う

件名
メールアドレス(TO)
メールアドレス(CC)
本文
署名

プログラムを作成した理由

弊社では定例作業終了後の「お客様への完了連絡」をGmailで行ってるが、
「A社への連絡を誤ってB社に送ってしまう…」というミスが頻発していた。

↑の防止策が「より一層注視し、トリプルチェックするようにします！」
という現場猫のような無策っぷり…

トリプルチェックの弊害 #現場猫 pic.twitter.com/jVkujwrphV
— からあげのるつぼ (@karaage_rutsubo) August 2, 2019

「ミスをそもそも発生させない仕組みを作る」のが基本の為、

下書きはプログラムで自動作成
送信前に作業者が目視チェックし、OKならばGmail送信

という作業フローに変更する為に作成。

ソースコード

function create_gmail_draft(){
  
  //列位置
  const ACTION_FLG_COLUMN = 1　　
  const SUBJECT_COLUMN = 3　
  const TO_COLUMN = 4
  const CC_COLUMN = 5
  const NAME_COLUMN = 6
  const GREETING_COLUMN = 7
  const CONTENT_COLUMN = 8
  const SINCERELY_COLUMN = 9
  const SIGNATURE_COLUMN = 10
  
  const MAIL_COLUMN = 3
  
  //行位置
  const START_ROW = 6
  const MAIL_TITLE_ROW = 2
  const MAIL_TEXT_ROW = 3
  
  //作成フラグ
  const ACTION_FLG = "○";
  
  //シート参照
  let spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = spreadsheet.getSheetByName('下書き作成ツール');
    
  //B列_空白を除いた最終行取得
  let lastRow = sheet.getRange(sheet.getMaxRows(), NAME_COLUMN).getNextDataCell(SpreadsheetApp.Direction.UP).getRow();
  
  //出力済みフラグ初期化
  var output_Flg = false;
  
  //6行目から最終行までループ処理
  for(let i = START_ROW; i <= lastRow; i++){
    
    //行ごとに「実行フラグ」を取得
    let action_Flg = sheet.getRange(i, ACTION_FLG_COLUMN).getValue()
    
    //実行フラグが「○」の場合のみ実行
    if(action_Flg === ACTION_FLG){
      
      //出力済みフラグ更新
      var output_Flg = true
      
      //「名前」取得
      let name = sheet.getRange(i, NAME_COLUMN).getValue()
      
      //「メールアドレス(TO)」を取得
      let to = sheet.getRange(i, TO_COLUMN).getValue()
      
      //「メールアドレス(CC)」を取得
      let cc = sheet.getRange(i, CC_COLUMN).getValue()
      
      //「挨拶」を取得
      let greeting = sheet.getRange(i, GREETING_COLUMN).getValue()
      
      //「趣旨」を取得
      let content = sheet.getRange(i, CONTENT_COLUMN).getValue()
      
      //「敬具」を取得
      let sincerely = sheet.getRange(i, SINCERELY_COLUMN).getValue()
      
      //「署名」を取得
      let signature = sheet.getRange(i, SIGNATURE_COLUMN).getValue()
      
      //「件名」を取得
      let subject = sheet.getRange(i, SUBJECT_COLUMN).getValue()
      
      //メールテンプレートの本文に反映
      let message = sheet.getRange(MAIL_TEXT_ROW, MAIL_COLUMN).getValue()
      .replace('{名前}',name)
      .replace('{挨拶}',greeting)
      .replace('{趣旨}',content)
      .replace('{敬具}',sincerely)
      .replace('{署名}',signature)
      
      //取得した内容をGmailで下書き作成
      GmailApp.createDraft(to, subject, message, {cc: cc})
     
    }
    
  }
  
  //1件でも下書き作成した場合
  if(output_Flg){
    Browser.msgBox("完了しました！Gメール下書きをご確認下さい。");
    
  //全て「×」で下書き作成を行わなかった場合
  }else{
    Browser.msgBox("出力対象が存在しませんでした。");
  }
  
}

function create_gmail_draft(){

//列位置

const ACTION_FLG_COLUMN = 1　　

const SUBJECT_COLUMN = 3　

const TO_COLUMN = 4

const CC_COLUMN = 5

const NAME_COLUMN = 6

const GREETING_COLUMN = 7

const CONTENT_COLUMN = 8

const SINCERELY_COLUMN = 9

const SIGNATURE_COLUMN = 10

const MAIL_COLUMN = 3

//行位置

const START_ROW = 6

const MAIL_TITLE_ROW = 2

const MAIL_TEXT_ROW = 3

//作成フラグ

const ACTION_FLG = "○";

//シート参照

let spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();

let sheet = spreadsheet.getSheetByName('下書き作成ツール');

//B列_空白を除いた最終行取得

let lastRow = sheet.getRange(sheet.getMaxRows(), NAME_COLUMN).getNextDataCell(SpreadsheetApp.Direction.UP).getRow();

//出力済みフラグ初期化

var output_Flg = false;

//6行目から最終行までループ処理

for(let i = START_ROW; i <= lastRow; i++){

//行ごとに「実行フラグ」を取得

let action_Flg = sheet.getRange(i, ACTION_FLG_COLUMN).getValue()

//実行フラグが「○」の場合のみ実行

if(action_Flg === ACTION_FLG){

//出力済みフラグ更新

var output_Flg = true

//「名前」取得

let name = sheet.getRange(i, NAME_COLUMN).getValue()

//「メールアドレス(TO)」を取得

let to = sheet.getRange(i, TO_COLUMN).getValue()

//「メールアドレス(CC)」を取得

let cc = sheet.getRange(i, CC_COLUMN).getValue()

//「挨拶」を取得

let greeting = sheet.getRange(i, GREETING_COLUMN).getValue()

//「趣旨」を取得

let content = sheet.getRange(i, CONTENT_COLUMN).getValue()

//「敬具」を取得

let sincerely = sheet.getRange(i, SINCERELY_COLUMN).getValue()

//「署名」を取得

let signature = sheet.getRange(i, SIGNATURE_COLUMN).getValue()

//「件名」を取得

let subject = sheet.getRange(i, SUBJECT_COLUMN).getValue()

//メールテンプレートの本文に反映

let message = sheet.getRange(MAIL_TEXT_ROW, MAIL_COLUMN).getValue()

.replace('{名前}',name)

.replace('{挨拶}',greeting)

.replace('{趣旨}',content)

.replace('{敬具}',sincerely)

.replace('{署名}',signature)

//取得した内容をGmailで下書き作成

GmailApp.createDraft(to, subject, message, {cc: cc})

}

//1件でも下書き作成した場合

if(output_Flg){

Browser.msgBox("完了しました！Gメール下書きをご確認下さい。");

//全て「×」で下書き作成を行わなかった場合

}else{

Browser.msgBox("出力対象が存在しませんでした。");

}

ソースコード解説

難しい事は何もなく、下記1文でメール下書き作成が出来ます。

//Gmail下書き作成
GmailApp.createDraft(toの宛先, 件名, 本文, {cc: ccの宛先})

1 2	//Gmail下書き作成 GmailApp.createDraft(toの宛先, 件名, 本文, {cc: ccの宛先})

ソースコードが若干長くなっているのは、
下記画像のナンバリング先を
スプレッドシート上で手動設定させる事に拘った為です。

~~(※コードに固定値を持たせると~~
~~「あれも反映して！これもやって！」と後出しで言われた時に面倒くさい)~~

感想

私が日々運用するには非常に便利で、
「宛先や文章ミスしていないかな…」と不安になりながら
目視チェックする苦行から解放されました

数週間のセルフ運用にて動作確認後、
上司に「メール送信のトリプルチェックしてもミスが減らない件、本プログラムを用いる事でミスを大幅に減らせると思いますが、いかがでしょうか？」と提案したところ

上司「便利なのは分かるんだけど、仮に送信ミスが発生した際は全て君の責任になってしまうからね…今のままトリプルチェックで対応させるよ」と断られました